（二）数据传输与文件的转送规则
１．电子数据发送后打印的发送清单应一式两份，一份在代办处留存，另一份随纸件文件寄送专利局。
２．寄送纸件文件的数量、类型应与传输的电子数据相一致。
３．纸件文件的邮寄清单上应注明文件类别、文件数量、经办人姓名、装包日期等内容。
４．纸件邮寄清单一式两份，随申请文件送受理处一份，代办处留存一份。
５．寄送的申请文件的纸件应与发送清单、纸件邮寄清单放在一起，不可与其他文件、费用单据混装。
６．邮寄新申请文件时，必须使用挂号信函方式，不得使用包裹方式。对一次邮寄的多批邮件，应在邮件封面清楚地注明采集批号及邮件编号。如（Ｄ××××第×共×）。
７．寄送、发送周期以日为单位计算（即第一天采集的申请数据第二天发送），要确保申请文件和申请数据按时递交或传送。
８．每天无论录入几个批次（允许多批一次传输），均不允许一天之内多次传输同一批或不同批次的数据。
９．当天没有受理新申请，第二天应向受理处通告，代办处该天传输件数为“０”。如传输过程遇特殊情况（如停电或机器故障）应与受理处联系。
１０．电子数据的发送和纸件文件的寄送应指定专人负责，要确保电子数据和纸件文件的安全、准确、稳定，不发生丢失或泄密事件。
四、错误更正程序
（一）数据已传输、纸件尚未寄出时，代办处发现文件处理有错误，应立即用传真件通知受理处，将错误的内容告知，并应同时修改纸件，更正本地数据库内容。由受理处负责修改已传输的数据。
（二）数据已传输、纸件也已寄出时，应通知受理处发现错误的申请号及错误的内容，由受理处修改纸件内容与数据，并作差错记录。
（三）受理处接收文件，并将数据文件装库后又发现的错误按下列程序办理：
１．著录项目的修改，由受理处更改纸件上的内容，并以修改更正方式通知申请人。
２．申请日确定错误的更正，应由代办处提供申请人寄交文件的邮局凭证，经受理处核实后，修改纸件及数据，并通知申请人。
３．申请类别错误或使用申请号错误，由受理处向部领导提出修改更正报告经批准后，更正类别错误，同时通知代办处写出更正错误报告，由经办人写明出现错误的原因，并由代办处负责人签署意见，报部审批后，由综合处备案。
４．费用减缓审批出现错误的更正
（１）由受理处核对原确定减缓的比例，并修改费减标记。
（２）通知申请人更正减缓比例，并按正确的比例交纳申请费用。
（３）更正减缓比例的通知应存入文档一份。
五、申请号的领取及返回
专利申请号领取应有专门的记录，在受理工作中，申请号应按流水顺序使用，因故作废的申请号应有记载并尽可能将废号条收齐保存。年底应将未使用申请号退回，并报送申请号使用情况表。每年年初，旧的申请号应于元月１日停止使用，申请日为前一年度的寄交申请，盖代办处收到日期戳，将文件与信封一同转寄专利局受理处。
六、代办处受理系统的管理及使用
（一）代办处受理系统的管理
１．代办处受理系统的软、硬件由国家知识产权局提供，代办处负责使用管理。代办处负责人对受理系统的安全及正确使用负责。
２．受理系统应由一名代办处工作人员操作，该工作人员应具有计算机专业学历（或相近专业学历）。
（二）受理系统的工作范围
代办处受理系统仅用于新申请的数据采集，不得用于其它工作范围，不得向代办处以外的任何单位或个人提供受理数据和受理系统软件。
（三）受理数据备份及系统恢复
１．代办处操作人员每日应对受理系统的受理数据进行备份。
２．数据备份采用软盘备份和硬盘备份，妥善保存备份资料，定期将备份数据装入备用机。
３．当系统出现问题时，代办处操作人员因立即通知受理处，并应由代办处系统操作员根据系统恢复手册的指导内容，重新安装系统，受理数据由代办处利用本地备份数据盘恢复。恢复过程应有相应的书面记录，以书面报告形式报送初审及流程管理部综合处。
