第十四条 归档文件材料应完整、准确，字迹工整，载体和书写材料要符合耐久性要求和有关技术标准，不得使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等不耐久字迹材料。
第十五条 归档文件以件为单位整理。一般一份文件为一件；各类表、单与其证明材料为一件；对同一种格式（或内容）的表、单，可以一定量的单位（或个人）组合为一件。密不可分的材料为一件时，经办机构的材料在前，参合单位（或个人）提供的材料在后；结论性材料在前，依据性材料在后。
归档文件按件装订。使用的装订材料应符合档案保护的要求。
归档文件可按“年度-问题-参合单位（或个人）”或“年度-问题”方法分类。在同一类目内按事由结合时间、重要程度进行排列。
归档文件应按档案分类编号方案逐件编号，加盖归档章，并按要求填写其内容。归档文件按件号顺序装盒，编制归档文件目录。盒内放置备考表，并按要求填写其内容。
其他档案的整理按照国家或行业有关标准执行。
第四章 档案的管理和利用
第十六条 各级新农合经办机构和定点医疗单位应积极研究和探索新农合档案计算机管理的方法和途径，提高档案管理的现代化水平。工作中形成的电子文件，应及时进行归档管理和备份。备份载体应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实行多套备份，并采取异地保存，以确保数据的安全。
第十七条 各级新农合经办机构和定点医疗单位，应配置专用档案库房和必要的档案保护设施，确保档案的安全；有条件的单位应配备档案工作办公用房和阅览室。
第十八条 档案管理人员应定期对库房内档案的保管情况进行检查，发现问题及时采取补救措施。
第十九条 各级新农合经办机构和定点医疗单位应成立由单位领导、档案管理人员和相关业务部门负责人组成的档案鉴定工作领导小组，负责本单位新农合档案鉴定工作的组织与实施。
第二十条 销毁档案时，应由档案鉴定领导小组提出审查意见，由档案人员编制销毁清册，经单位负责人批准后，到指定地点销毁。销毁时，应由两名工作人员监销，销毁清册存档。
第二十一条 查询和利用新农合档案应遵守相关法律、法规和制度。在新农合档案管理和利用中如有违法行为，由档案行政管理部门会同有关主管部门依法进行查处。
