8、持有人名册电子数据格式及说明
（1）证券发行人、基金管理人在办理非交易系统发行的证券登记时，应按以下要求制作持有人名册数据；
（2）数据库采用EXCEL数据库文件，以上市证券代码作为数据库名称（如：600600．EXCEL）：
（3）数据库包括以下字段：
序号
| 字段名称
| 字段描述
| 字段
长度
|
| 1 | 股东代码 | 上海证券市场投资者开设的用于证券交易的十位证券账户号； | 10 |
| 2 | 证券代码 | 上海证券市场发行证券(股票、基金、债券)的六位交易代码； | 6 |
3
| 证券类型
| 有限售条件的流通股为XL，无限售条件的流通股为PT，
基金为JJ，债券为Gz；
|
2
|
4
| 登记数量
| 为发行人申报登记的投资者持有证券数量，其中股票、基金
及债券登记数量分别对应为股、份和元；
|
12
|
| 5 | 身份证号 | 见说明(4) | 20 |
| 6 | 流通类型 | XL对应为“F”，PT、JJ、GZ对应为“N”； | 1 |
| 7 | 登记标志 | 在初始登记时其表示有限售条件流通股的限售期限，单位为月； | 5 |
8
| 权益类别
| 空
| 2
|
（4）说明：
身份证号：
a．一般账户的证件代码
境内自然人，证件代码应为中华人民共和国居民身份证号；
境内法人，证件代码应为工商营业执照注册号、社团法人注册登记证书编号、机关事业法人成立批文号等；
境外投资者，证件代码护照编号或身份证明文件编号、有境外其他国家、地区永久居留签证的中国护照号、香港、澳门特区居民身份证号、台湾同胞台胞证号、有效商业登记证明文件编号。
b．特殊用途账户的证件代码
证券公司集合资产管理计划账户：证件代码应为证券公司营业执照注册号；
信托产品专用账户：证件代码应为信托公司营业执照注册号；
保险产品专用账户：证件代码应为保险公司营业执照注册号；
证券投资基金专用账户：证件代码应为基金名称前两字＋“证基”＋证监会同意基金设立或募集的批复的批文号（注：括号使用半角圆括号）；
基金管理公司特定客户证券投资管理业务账户：证件代码应为基金管理公司营业执照注册号；
全国社保基金账户：证件代码应为全国社保基金加投资组合号码；
企业年金计划账户：证件代码应为劳动保障部门企业年金基金监管机构出具的企业年金计划确认函中的登记号；
合格境外机构投资者账户：证件代码应为证监会颁发证券投资业务许可证编号；
9、由于在进行股份登记时，登记系统需校验股东代码、证件代码的匹配性，因此，证券发行人需确认股东所提供的证件代码与其在登记系统中的信息保持一致。
10、申报国有股东、外国投资者持股情况的，证券发行人需提供持有人类别标识申报表和相关有权部门的批准文件，并保证相关批准文件中的股东名称及持股数量、持有人类别标识申报表中的股东名称及持股数量与拟登记股东账户在登记系统内的名称及拟登记数量保持一致，否则无法完成登记。
11、超额配售股份登记
对于初始发行或增发中主承销商行使超额配售选择权，在初始发行登记或增发登记时，延期交付的股份暂不登记。
（1）主承销商委托证券发行人申报超额配售股份登记，应提交以下材料：
①关于超额配售股份登记申请；
②证券变更登记表；
③超额配售股份登记表；
④超额配售股份登记申报书面清单（证券发行人提交原始电子数据、本公司将数据导入生产系统，打印后由证券发行人盖章确认）；
⑤主承销商与投资者达成预售拟行使超额配售选择权的协议（复印件）；
⑥本公司要求的其它材料。
以上材料中①由证券发行人和主承销商共同加盖公章或授权章，②、③、④、⑤加盖证券发行人公章或授权章。
（2）主承销商和证券发行人共同申报登记，应提交以下材料：
①证券变更登记表；
②超额配售股份登记表；
③超额配售股份登记申报书面清单（证券发行人提交原始电子数据、本公司将数据导入生产系统，打印后由证券发行人盖章确认）；
④主承销商与投资者达成预售拟行使超额配售选择权的协议（复印件）；
⑤本公司要求的其它材料。以上材料由证券发行人和主承销商共同加盖公章或授权章。
12、证券发行人应向本公司提供指定联络人授权委托书，授权董事会秘书或证券事务代表为其与本公司的指定联络人，负责全权办理证券登记业务及其他相关事宜。指定联络人授权委托书内容（如指定联络人、授权期限、联系电话等）发生变化，证券发行人应在变化之日起五个交易日内书面通知本公司。指定联络人授权期限到期后，证券发行人应及时向本公司提供新的授权委托书。不设授权期限的，授权一直有效。
13、证券发行人全称发生变化，证券发行人应在更名公告之日起五个交易日内书面通知本公司。
14、收费标准见本指南“证券发行人业务收费标准”，付款方式见本指南附录。
（二）暂未登记的股份登记
一、概述
初始发行登记时，对于证券发行人不能明确股份持有人或证券发行人未联系到股份持有人开立证券账户的情况，该部分股份由证券发行人提出《未确权股份暂不登记申请》，本公司据此暂不办理这些股份的登记。待上述暂未登记股份持有人提出申请后，由证券发行人向本公司申请办理相应股份的登记手续。
二、所需材料
证券发行人申请办理股份登记，应提交下列材料：
1、《证券登记申请表（暂未登记证券）》；
2、《证券登记持有人名册清单（证券登记申请附件）》：一次登记记录数10个以上的需按规定格式制作电子数据（具体格式要求参见股份发行登记的数据库结构），并当场在本公司打印的书面清单上加盖股份有限公司公章；
3、申报国有股东、外国投资者持股情况的，证券发行人需提供持有人类别标识申报表和相关有权部门的批准文件。如果外国投资者在首次公开发行前即持有股份，发行人需出具关于外国投资者在首次公开发行前持有股份的证明。
三、办理流程
1、证券发行人填制申请表单，并将盖章后的申请表原件邮寄到本公司；
2、本公司经办人员审核申请表单，核准后通知证券发行人缴纳登记费用；
3、收到证券发行人缴纳登记费用后，本公司办理相关登记手续。
四、注意事项
1、申报的股份登记数量应为持有人截止申报日实际应持有的股份数量（即申报登记数量＝原始数量＋期间发生送股数量＋期间实际配股数量）。
2、如该股份存在质押登记、司法冻结情况，则相关当事人在完成登记后需立即到本公司办理相关股份的质押登记、司法冻结手续；如不及时办理相关手续而导致相关当事人利益受到损失，本公司不承担责任。
